Transformation numérique : Les archives départementales se numérisent

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Archives départementales : le défi de la numérisation pour les agents

15 siècles d’archives ! Des ressources historiques aux actes d’état civil, ce sont des millions de documents que vous trouverez en ligne sur le portail France Archives qui répertorie depuis 2017 les références d’archives historiques et administratives en France. Au cœur de ce travail gigantesque de dématérialisation, se trouvent les services des archives départementales. Quel est leur rôle, comment travaillent-ils et comment la numérisation a bouleversé le travail de ses agents ces dernières années ?

Le rôle des Archives départementales

Les termes « Archives départementales » désignent :

L’administration en charge de la gestion des archives, qui est un service du département, placé sous l’autorité du Conseil départemental. Sa vocation est de mettre à la disposition du public la majeure partie de la documentation historique concernant un département. D'origine publique ou privée, les documents conservés permettent de mener une recherche sur les archives du début du XIe siècle jusqu'à nos jours.
Le lieu de conservation des sources qui ont écrit l'Histoire et aident à mieux connaître le passé.

Dans les missions des Archives départementales, on peut souligner leur rôle vis-à-vis des administrations, des communes et des particuliers, pour les accompagner et les conseiller dans la conservation de leurs propres archives. Les agents de ces services conseillent des associations historiques, des entreprises ou des notaires, par exemple dans la recherche d’un acte notarié ancien ou d’un document de cadastre.

Quels sont les documents conservés et numérisés par la numérisation des archives ?

Selon l’article L 211-1 du Code du patrimoine, les archives « sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ». Il s’agit d’actes d’état civil (naissances, mariages, décès, PACS…), de registres paroissiaux (sépultures), de cadastres napoléoniens, de recensements du XIXe et du XXe siècle, de registres matricules, de la presse ancienne, ou de fonds iconographiques (photos, affiches, cartes postales…). On y retrouve des documents très variés, à valeur patrimoniale et historique. Ce sont des sources inestimables pour l’histoire locale et nationale, mis à disposition de tous. Par exemple, sur le site des Archives de la Dordogne, figurent des archives audio, comme des témoignages d’habitants, des vidéos, des fonds iconographiques (affiches, cartes, plans, cartes postales, gravures, estampes, photographies…), des fonds imprimés (presse, revues, livres, brochures…), des manuscrits… Cet ensemble très riche sert autant aux particuliers qu’aux historiens, férus de généalogies ou encore aux professeurs et à leurs élèves.

Aux Archives départementales travaillent essentiellement des agents conservateurs généraux du patrimoine de la Fonction publique d’État. À la direction des Archives départementales du Pas-de-Calais, ce sont 39 agents, qui sont répartis en quatre services et deux entités complémentaires. Parmi ces services, il y a notamment celui des technologies et de la communication qui prend en charge l’archivage électronique et la dématérialisation.

La numérisation des archives : pourquoi, comment et quels enjeux ?

Numériser les fonds d’archives publiques, c’est reproduire sous forme numérique certains documents avec pour objectif de les protéger dans le temps et de faciliter leur accès au grand public. Ce travail colossal a démarré dans les années 1990, ce qui représente pour chaque service départemental des kilomètres linéaires (parfois des dizaines de kilomètres) de documents à scanner.

Actuellement, il existe deux types de numérisation :

La numérisation de conservation (pour faciliter l’accès au public et conserver les originaux en bon état), qui concerne les archives historiques de plus de cent ans. On ne détruit pas les originaux, le but est de les garder comme patrimoine matériel.
La numérisation de substitution, qui consiste à numériser des documents que l’on ne conserve pas sous forme papier. Cette procédure est très encadrée et ne concerne que certains types de documents.

Long et coûteux, ce travail de dématérialisation peut être effectué en interne, par les agents des services des archives eux-mêmes. Ils intègrent les documents au fur et à mesure dans leur base de données, selon le temps et les moyens dont ils disposent. Cette mission peut aussi être confiée à des sociétés spécialisées externes, sachant qu’elle représente une charge financière pour les collectivités.

Archives départementales : Quels sont les enjeux de cette numérisation ?

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Il y a tout d’abord les enjeux financiers, car la dématérialisation a un coût non négligeable (ainsi, la Charente a dépensé 500 000 euros pour numériser l’ensemble de ses archives). Ce travail manuel coûte entre 7 et 17 centimes d’euros par page, selon le type de document. Prix auquel il faut ajouter les coûts de stockage numérique sur des plateformes et des serveurs informatiques. À cela, s’ajoute un enjeu de sécurité informatique, puisqu’il faut à la fois gérer les risques de perte de documents et la sécurisation des données, tout particulièrement celles des données sensibles liées à l’état civil.

Autre enjeu, celui de la formation des agents des Archives départementales sur ce travail de numérisation. Une fois formés sur les outils, la dématérialisation leur permet de gagner du temps, comme dans le cas de la copie des actes d’état civil.

Tous ces coûts sont pris en charge en général par les collectivités et l’État, et permettent de garantir le libre accès gratuit pour tous aux archives numérisées, à des fins pédagogiques et de recherche.